منطقه طلایی مدیریت

دفتر روابط عمومی

دفتر روابط عمومی

نویسنده: مهرداد رکنی نژاد

دفتر روابط عمومی Public Relations Agency

در “مدیریت روابط عمومی” دفتری وابسته به سازمان یا یک موسسه تجاری مستقل، که بر اساس شیوه‌های علمی و حرفه‌ای، امور روابط عمومی یک سازمان را انجام می‌دهد.

( یک مسئله نمونه این است که سازمانی به دفتر روابط عمومی وابسته خود و یا به یک دفتر روابط عمومی مستقل مراجعه می‌کند و سفارش می‌دهد که در مدت یک سال شهرت مثبت سازمان را بیست درصد افزایش دهد. اندازه‌گیری شهرت مثبت به شیوه‌های گوناگون مثلا “نظرسنجی” امکان پذیر است)

 

 

یک دفتر روابط عمومی نوعی، از قسمتهای زیر تشکیل می شود :

۱ . مدیرعامل یا ریئس کل وغیره که بالاترین مقام دفتر روابط عمومی است .

۲٫ مدیریت داخلی و اداری – مالی ، که امور هماهنگی قسمتها و تنظیم و اجرای قرادادها را به عهده دارد .

۳٫ مدیریت طراحی مطلب، که مشابه مدیریت “خلاقیت آگهی” در تبلیغات است و کلیات و پیام درج شدنی در متون و برنامه های پخش را تعیین می‌کند .

۴ . مدیریت اجرای مطلب، که مشابه مدیریت “گروه تولید” در تبلیغات است و براساس مطلب داده شده و شرح وظایف کلی دفتر روابط عمومی به نشر اطلاعات می پردازد، که مهمترین انواع آن عبارتند از : تدوین و ارسال “اطلاعیه روابط عمومی”، برگزاری کنفرانس و مصاحبه مطبوعاتی و رادیو – تلویزیونی، اجرای سخنرانی، تهیه‌کنندگی و کارگردانی فیلم و برنامه رادیویی {مثلا فیلم سینمایی، فیلم کوتاه تبلیغاتی و نمایشنامه رادیویی} طراحی و اجرای نمایشگاه عکس و اسلاید و غیره و طراحی رویه برای شرکت در نمایشگاههای صنعتی و بازرگانی و فرهنگی و غیره .

 

۵ . مدیریت ارباب رجوع ، که دو وظیفه کلی دارد :

اول، پاسخگویی به پرسشهای تلفنی و حضوری عموم مردم

دوم، راهنمایی مراجعه کنندگان مهم به مدیریت داخلی

پاسخگویی به عموم معمولا از طریق میز و اتاق اطلاعات به سرعت انجام می‌شود، اما مراجعه‌کنندگان مهم باید به مدیریت داخلی معرفی شوند تا برای آنها اطلاعات از طریق دو رویه مدیریت طراحی مطلب و مدیریت اجرای مطلب تهیه و تحویل گردد، حتی گاهی لازم می شود مراجعه کنندگان مهم با بالاترین مقام دفتر روابط عمومی (مدیر عامل، رئیس کل و غیره) نیز مذاکره داشته باشند، که البته ممکن است فقط تشریفاتی باشد.

۶ . مدیریت نظرسنجی: که بر اساس مطالعات “نمونه‌گیری” و بررسی شکایتها و پیشنهادها و غیره اطلاعاتی فراهم می آورد که در اصلاح رویه‌های طراحی و اجرا وغیره کاربرد دارد، ممکن است این قسمت از دفتر روابط عمومی طی قرارداد، به عهده “موسسات نظر سنجی” معتبر گذاشته شود.

نکته: در کتاب فرهنگ تبلیغات، واژه دفتر روابط عمومی، به عنوان یکی از سه عنصر اساسی “مدیریت روابط عمومی” یعنی:

۱ . سازمان

۲ . دفتر روابط عمومی

۳ . رسانه ها و ابزارها

آمده است .

از این روی ، گذشته از اینکه دفتر روابط عمومی ممکن است یک سازمان اداری بزرگ یا کوچک باشد، که مثلا شش قسمت فوق الذکر تشکیل شده باشد ، نیز می تواند یک شخص باشد که مراحل و اجزای دفتر روابط عمومی را (به عنوان اجزا داخلی عنصر دوم سیستم) در رویه ها و روش شناسی های خود به کار گیرد . به عبارت دیگر ، دفتر روابط عمومی نیزمانند “دفتر تبلیغاتی” ممکن است به دو صورت اداره شود :

۱ . داخل سازمان و به عنوان یکی از قسمتهای سازمان ( در شرکت تولید چای X، یک دفتر روابط عمومی، متشکل از یک مدیر، یک معاون، دو منشی و سه متصدی میز اطلاعات، مسئولیت پاسخگویی به مشتریان و عموم مردم را به عهده دارند، سالانه در چند نمایشگاه شرکت می‌کنند، با چاپ بروشور به مردم اطلاعات می‌دهند و نظریات و شکایتها را در فرم های مخصوص ثبت می‌کنند. برخی از این فعالیتها مشابه تبلیغات است)

۲ . خارج از سازمان و طی قرارداد با یک موسسه تجارتی دفتر روابط عمومی (شرکت ما با یک دفتر روابط عمومی ، معروف قرارداد سه ساله بسته است تا کلیه امور روابط عمومی شرکت را انجام دهند) به عبارت دیگر، دفتر روابط‌عمومی، در الگوی سیستمی مدیریت روابط عمومی، خود، یک سیستم فرعی است که می‌تواند توسط یک سازمان اداری یا یک شخص پیاده‌سازی شود، مثلا در یک موسسه کوچک، ممکن است فقط یک مسئول وجود داشته باشد که کلیه امور دفتر روابط عمومی را انجام دهد.

• < قبلی
• بعدی >