منطقه طلایی مدیریت

مدیریت زمان و اجرای فعالیت مطابق اولویتها

مدیریت زمان و اجرای فعالیت مطابق اولویتها

موفقیت در دنیای کار و تجارت،‌ اهمیت خود را از کنترل و برنامه‌ریزی زمان و تعیین برنامه‌های دقیق برای خود و آنان که طرف تجاری ما هستند، پیدا می‌کند. بنابراین مدیریت زمان همان مدیریت بر خویشتن است. واقعیت آن است که همه مردم به طور مساوی در یک هفته ۱۶۸ ساعت وقت در اختیار دارند که هر ساعت آن ۶۰ دقیقه است،‌ ولی آنچه باعث تفاوت بین افراد موفق با دیگران می‌شود. اداره کردن صحیح زمان و تسلط یافتن بر آن است .

امروزه پس از مدیریت اطلاعات،‌ مدیریت زمان به عنوان مهم‌ترین شاخه علم مدیریت محسوب می‌شود. این اهمیت به حدی است که پیتر دراکر، پدر علم مدیریت نوین، معتقد است : هر کس نتواند زمان خود را مدیریت کند،‌ هیچ چیز دیگر را هم نمی‌تواند مدیریت کند .

مدیریت زمان، مجموعه‌ای از فنون تکینک‌ها را برای اداره صحیح زمان،‌ پیشنهاد می‌کند که با به کارگیری این مهارت‌ها می‌توان به این نتایج دست یافت. : شناسایی اهداف و دستیابی منطقی و نظام‌مند آن، تعیین اولویت‌ها و فراهم آوردن دورنمایی بهتر از فعالیت‌ها، افزایش اثربخشی فعالیت‌ها،‌ شناسایی و تسلط بر عوامل ضایع‌کننده وقت،‌ کاهش تنش‌های ناشی از کار زیاد و به دست آوردن فرصت‌های بیشتر برای فعالیت‌های شخصی و خانوادگی .

مدیریت زمان تاکنون چهار نسل را پشت سر گذاشته است که این نسل‌ها در برگیرنده سیر تکاملی این علم هستند. روند رشد این نسل‌ها به شرح زیر است :

نسل اول

پدید آمدن چک فهرست‌هایی برای نوشتن فعالیت‌ها و علامتگذاری آنها

نسل دوم

انجام فعالیت‌ها بر اساس جدول زمانی

نسل سوم

تعیین اهداف و اولویت‌بندی فعالیت‌ها بر اساس فوریت آنها و استفاده از برنامه‌ریزی روزانه

نسل چهارم

تعیین اهداف و اولویت‌بندی فعالیت‌ها بر اساس اهیمت و فوریت آنها

در آخرین نسل از مدیریت زمان در اولویت‌بندی علاوه بر فوریت، بر اهمیت فعالیت‌ها نیز تأکید می‌شود و بیشتر تمرکز بر روی اهداف و نتایج دراز مدت است .

مدیریت موفق زمان، مدیریت اولویت‌ها است. از این رو در نسل چهارم مدیریت زمان،‌ تلاش بر روی شناسایی پیش نیازها است. تنظیم اولویت‌ها، مزایای فراوانی در زندگی افراد دارد .

۸۰ درصد از موفقیت‌های افراد به واسطه ۲۰ درصد از فعالیت‌های آنان به دست می‌آید. این رابطه ۲۰-۸۰ نخستین بار توسط یک اقتصاددان ایتالیایی به نام ویلفردو پاراتو در قرن نوزدهم میلادی ارائه و به قانون پاراتو معروف شده است .

در مدیریت موفق زمان، اثر بخشی (Effectiveness) بیش از کارایی (Efficiency) مورد توجه قرار دارد. برای اثر بخش بودن، ابتدا باید فعالیت درست را شناسایی کرده و تلاش در انجام آن داشت و برای افزایش کارایی باید کار درست را به بهترین نحو انجام داد .

در نسل چهارم مدیریت زمان،‌ فعالیت‌ها در چهار گروه زیر اولویت‌بندی می‌شوند (ماتریس مدیرت زمان ) :

۱- این فعالیت‌ها از اهمیت و فوریت بالایی برخوردارند و مهم‌ترین بخش در مدیریت زمان محسوب می‌شوند. این فعالیت‌ها بیشترین اولویت را دارند و تا زمانی که به این کارها رسیدگی نشود، به هیچ یک از فعالیت‌های بعدی نباید پرداخت .

۲- این فعالیت‌ها از اهمیت زیاد و فوریت کمی برخوردارند و می‌توان آنها را با تأخیر به انجام رساند .

۳- این فعالیت‌ها از اهمیت کم‌ و فوریت زیادی برخوردارند ولی بخش بزرگی از زمان افراد را به خود اختصاص می‌دهند و دام‌هایی برای سرگرم ساختن بیهوده افراد محسوب می‌شوند. این فعالیت‌ها می‌توانند توسط افراد دیگر نیز انجام شوند و قابلیت واگذاری به دیگران را دارند .

۴- این فعالیت‌ها از اهمیت و همچنین فوریت کمی برخوردارند و می‌توان از آنها به راحتی صرفنظر کرد .

از سوی دیگر، یک فرآیند کامل مدیریت زمان شامل چهار مرحله شناسایی و تعیین اهداف، اولویت‌بندی فعالیت‌ها، اجرای اولویت‌ها،‌ ارزیابی نتایج است .

طبق این تقسیم‌بندی، اولین قدم در مدیریت زمان،‌ تعیین اهداف است. زمانی یک فعالیت از اثربخشی لازم برخوردار است که در جهت اهداف تعیین شده باشد . تعیین اهداف‌، نوعی سرمایه‌گذاری برای شروع مؤثر مدیریت زمان است .

دومین مرحله در مدیریت موفق زمان،‌ اولویت‌بندی فعالیت‌هایی است که فرد با آن‌ها درگیر است. این اولویت‌بندی بر مبنای ماتریس نسل چهارم مدیریت زمان (گروه‌های A,B,C,D) انجام می‌پذیرد. به منظور تعیین اولویت‌ها، شما باید فعالیت‌های خود را بنویسید و آنها را برنامه‌ریزی کنید. یک شبانه‌روز کوچک‌ترین واحد زمانی برای یک برنامه‌ریزی است. در صورت عدم توانایی برنامه‌ریزی روزانه،‌ برنامه‌ریزی برای زمان‌های طولانی‌تر ممکن نیست .

یک برنامه‌ریزی مؤثر باید شامل آنچه شما به آن نیاز دارید و یا تصمیم دارید که انجام دهید، باشد و همچنین باید فعالیت‌هایی در آن گنجانده خود که شما قادر به انجام هستید .

سومین و مشکل‌ترین مرحله در یک فرآیند مدیریت زمان،‌ اجرای فعالیت‌ها طبق اولویت‌های تعیین شده است. معمولاً‌ عوامل زیادی باعث اجرا نشدن موفق برنامه و اتلاف وقت می‌شود. از جمله این عوامل می‌تواند تماس‌های تلفنی مکرر،‌ ملاقات‌های بدون وقت قبلی،‌ عدم تفویض اختیار یا تفویض اختیار نامناسب، جلسات طولانی، مسافرت‌های بیش از حد، به تعویق انداختن کارهای مشکل، نبود نظم شخصی،‌ مشکل در گفتن کلمه نه،‌ اجتماعی بودن بیش از حد و ضعف در مهارت گوش دادن باشد .

آخرین اقدام در مدیریت زمان،‌ ارزیابی نتایج است. در این مرحله به بررسی نحوه انجام فعالیت‌ها می‌پردازید و اینکه به چه اهدافی دست یافتید؟ به چه اهدافی دست نیافتید؟ چند بار در فعالیت‌هایتان وقفه ایجاد شد و علت هر کدام چه بود؟ ارزیابی و ثبت نتایج،‌ در برنامه‌ریزی‌های موفق‌تر در آینده به شما کمک خواهد کرد و این برنامه‌ها را با واقعیت منطبق‌تر خواهد کرد. یکی از تکنیک‌های توصیه شده برای مدیریت زمان،‌ در نظرگیری مدت زمان توأم با آرامی و سکوت (Quiet Time) است. در این مدت زمانی که می‌تواند یک ساعت یا بیشتر باشد،‌ می‌توانید به انجام کارهایی مثل کار کردن روی یک سخنرانی،‌ نوشتن یک گزارش یا مقاله، طرح‌ریزی برای فعالیت‌های تجاری آینده، شناسایی اهداف کوتاه مدت و بلند مدت،‌ طراحی یک استراتژی بازاریابی،‌ آماده‌سازی یک برآورد یا قرارداد و کاغذ‌ بازی‌ها بپردازید. زمانی است که می‌توانید اهداف خود را بررسی کنید و طرحی برای پیروزی و دستیابی به آنها بریزید .

این زمان باید در موقعیت از روز باشد که کارایی شما بالا باشد. زمان خود را برای یک چنین برنامه‌ای تنظیم کنید و برای پرداختن به آن بها دهید. اگر شرایط ومسائلی شما را از پرداختن‌ به این زمان خاص بازمی‌دارد،‌ وقت دیگری در طول روز به آن اختصاص دهید. اگر اتاقی اختصاصی ندارید که در آن را ببندید و به Quiet Timeبپردازید،‌ کافی است شخصاً به تلفن‌های خود پاسخ نگویید و مراجعه‌کنندگان را به همکاران خود عطف دهید تا کاملاً‌ آن زمان را به برنامه‌های یا شده فوق اختصاص دهید .

Quiet Time،‌ ابزار مناسبی است تا از شما فردی فعال بسازد که از زمان خود استفاه بهینه می‌برید و نشان‌دهنده شخصیت کاملاً متکی به سازماندهی شماست .

 

منبع : برگرفته از سایت:روزنامه تفاهم

• < قبلی
• بعدی >