منطقه طلایی مدیریت

آشنایی با نظام آراستگی

آشنایی با نظام آراستگی

ارائه: ابراهيم اميري

مقدمه: آشنايي بانظام آراستگي درواقع آشنايي با چگونگي مديريت مطلوب محيط كاراست اين نظام درسازمان هاي توليدي وخدماتي بسياري ازكشورهاي جهان استقرار يافته ونتايج باارزشی درسامان دهي ومرتب كردن محيط هاي كاري و ايجاد عادت هاي مطلوب و فرهنگ مشتري گرايي داشته است. اين سيستم دربرخي ازسازمان هاي توليدي وخدماتي كشور ما به اجرا درآمده است اما متأسفانه درآموزش وپرورش مورد توجه قرارنگرفته است.

 

آثاررواني آراستگي محيط كار

عوامل اثرگذار بر محيط هاي كار كه تعيين كننده ميزان بهره وري در يك سازمان است به دو دسته عوامل نرم و عوامل سخت تقسيم مي شوند. سبك رهبري و مديريت دريك سازمان از ويژگي هاي نرم و تكنولوژي از ويژگي هاي سخت يك سازمان است (كورمن 1370) ويژگي هاي فيزيكي نیز، از جنبه هاي سخت محيط كار به شمار مي روند و برروي كساني كه در محيط كار مي كنند آثار زيادي دارد . كورمن (1370) بامرور تحقيقات گوناگوني كه درباره ويژگي هاي محيط هاي كار صورت گرفته مي نويسد :« محيط هاي فيزيكي مي توانند به عنوان محدوديت هايي عمل كنند . پيدايش عقايد درباره خود و ديگران را ترغيب سازندو به عنوان منبعي از تحريك يا تامين عمل كنند يا في نفسه منبعي از سرور و لذت باشند .....صدا ، موسيقي، روشنايي ، و درجه حرارت متغيرهاي فيزيكي ديگري هستند كه در بعضي از شرايط، رفتار كار را تحت تاثير قرار مي دهند . رفتار بهينه كار مستلزم اين است كه صدا مستمر و مورد انتظار و موسيقي متناوب با شد . روشنايي و درجه حرارت بايد با تقاضا هاي ويژه متناسب باشد تا اثرات مثبت از آنها حاصل شود .»

در جمع بندی کورمن از تحقيقات مربوط به ويژگي هاي فيزيكي محيط هاي كار چهار نكته مهم قابل توجه است.اول این که ويژگي هاي فيزيكي ماهيت محدود كننده روي كاركرد افراد دارد و مي تواند بركاهش بهره وري تاثير بگذارد . ديگر اين كه ويژگي هاي سخت محيط هاي كار عقايد درباره خود و ديگران رارقم مي زند . شايد بتوان از نوشته كورمن اين گونه برداشت كرد كه محيط هاي كاري كم كم ديدگاه هاي مثبت يا منفي را درباره خود و انسان هاي ديگر ايجاد مي كنند. محيط هاي آراسته در شكل دادن عقايد و ديدگاه هاي مثبت درباره كاركنان نقش دارند و به عكس محيط هاي كاري درهم ريخته و نا ايمن ديدگاه منفي را نسبت به خود و ديگران رقم مي زنند .نكته سوم اين كه ويژگي هاي سخت محيط كار عاملي براي تحريك و انگيزش به شمار مي روند. و نكته مهم و ارجمند ديگر اين است كه محيط هاي كاري مي توانند منبعي از «سرور و لذت » باشند . مي توانيم محيط هاي كاري را به گونه اي طراحي كنيم كه احساس سرور و لذت و شادكامي را برانگيزند.

نظام آراستگي با تاكيد بر آراستگي جنبه هاي سخت و نرم محيط هاي كاري ،روحيه ، نشاط ،ایمنی وکیفیت را به ارمغان مي آورد و باحذف محدوديت هاي محيطي، كارآيي و سلامت کارکنان را افزايش مي دهد.

نگاهي به اهداف ومفاهيم و نظام آراستگي و مراحل اجراي آن و بررسي تاريخچه ونسبتش با فرهنگ ملي و ديني و آثار و نتايج آن، نشان مي دهدكه پرداختن به نظام آراستگي ضروري است. در ادامه مروري كوتاه برموارد ذكر شده خواهيم داشت .

 

نظام آراستگی (S5) چیست؟

S5سر واژه پنج کلمه ژاپنی است.این کلمات با ترجمه مرحوم کاشانی(1382) عبارتند از:

1-Seiriیعنی سوا کردن غیر ضروری ها ا زضروری ها

2-Seitonیعنی سامان دادن و مرتب چیدن

3-seisoیعنی سپیدی و پاکیزگی

4-Seiketsuیعنی سعی در حفظ وضع مطلوب

5—Shitsukeیعنی سازمان یافتگی و انضباط کاری

 

هدف های نظام آراستگی

اجرای S5برای رسیدن به هدف های متعددی اجرامی شود.برخی از مهم ترین هدف ها عبارتند از ایمنی و بهداشت،بهره وری،صرفه جویی در هزینه ها،کیفیت و پیشگیری از خرابی ها.(ابوطالبی، 1381)

در محیط هایی که بااجرای نظام آراستگی مدیریت می شوند،اشیازاید و غیر ضروری وجود ندارد و اقلام موجود با نظمی خاص مرتب می شوند و این امرتاحدزیادی موجب صرفه جویی و ایمنی محیط خواهد شد.اجرای منظم مراحل نظام آراستگی محیطی پاکیزه وبهداشتی رافراهم می آوردوازهمه مهم ترتلاش برای ایجاد عادت های صحیح درکارکنان مهم ترین عامل درتحقق محیط های آراسته است واین مهم دراجرای بند پنجم حاصل خواهدشد. وجودمحیطی سامان یافته ازلوازم تولید یاارائه خدمات باکیفیت است.

 

تاریخچه

S 5برای اولین بار بعد از جنگ جهانی دوم در ژاپن شکل گرفت ، اصولی که حاصل نبوغ واستعداد ژاپنی ها نیست ، بلکه ایده اولیه این سیستم از روشKeeping Houseآمریکایی گرفته شده است .ژاپنی ها ایده اولیه را از آمریکایی ها گرفته و بر اساس فرهنگ خود آن را در قالب پنج اصل 1- Seiri( سامان دهی ) 2- Seiton( نظم و ترتیب ) 3- Seiso( پاکیزه سازی ) 4- Seiketsu(استاندارد سازی) 5- Shitsukeیا به عبارتی S5و به قول ژاپنی ها (( گواس )) ارائه کردند .( عربیان ،1386 )

ژاپنی ها دامنه کاربرد s5را به همه صنایع و بنگاه های اقتصادی تسری دادند و آن را نه تنها در حفظ ایمنی و بهداشت محصول بلکه در آراستگی محیط کار و کارکنان در زیبا سازی محیط و صرفه جویی در فضا و مکان و نقل و انتقال و جا به جایی مواد و کاهش ضایعات و دو باره کاری ها و......به کار گرفتند ( همان )

S 5به شیوه ژاپنی ها و به صورت یک رشته خاص با ادبیات نوشتاری از سال 1985 مطرح شد و در آغازدر قالب 3sارائه شد . نخستین متن در باب S5در سال 1986 نوشته شد . در اواخر همین دهه سوزوکی کتاب (( دیباچه ای بر رویکرد جامع ارتقاء بهره وری بهپویی عملی )) را تالیف کرد که فصل هشتم از ده فصل کتاب، به S5کاربردی اختصاص یافته بود. اما یکی از مهم ترین متون مربوط به S5تحت عنوان(( S5پنج کلید برای دستیابی به کیفیت عالی در محیط کار )) توسط تاکاشی اوسادا تالیف و منتشر شد.(خان مختاری 1383)

این سیستم به لحاظ دستاوردهای بسیار ارزشمندی که دارد به سرعت به بنگاه های اقتصادی کشورهای جهان همچون سنگاپور ، مالزی ، چین ، تایلند ، انگلیس ، اسپانیا و پرتقال و .... راه یافت و مورد بهره برداری قرار گرفت. (عربیان، 1386)

در ایران آغازگر S5سازمان نوسازی صنایع در صنایع خودرو سازی است . فعالیت های عملی در این زمینه از سال 74 آغاز شد و شرکت سایپا و ایران خودرو پیشگامان این حرکت اند .

مرحوم مجتبی کاشانی این نظام را در صنعت خودرو سازی رواج داد و کار بزرگ از(( گاراژ تا کلینیک )) را به انجام رساند و به همین لحاظ از او با عنوان پدر S5در ایران یاد می کنند ( همان ). آن مرحوم در کتاب نقش دل در مدیریت (1382) به منظور بومی سازی مفاهیم S5و ارتباط دادن آن با مفاهیم فرهنگی بحث هفت سین صنعتی را مطرح کرد .ایشان با توجه به کار ژاپنی ها که مفهوم House Keepingرا ازفرهنگ آمریکایی گرفته و در قالب فرهنگ ژاپنی ارائه دادند، مفهوم S7را از شرکت های ژاپنی اخذ کرد و آن را با مفهوم هفت سین نوروز ایرانی درهم آمیخت و با نام (( هفت سین نظام صنعتی )) مطرح کرد .از نظر ایشان هفت سین صنعتی چنین است :

1- سوا کردن 2- سرو سامان دادن 3- سپیدی و پاکیزگی 4- سعی در حفظ وضع مطلوب 5- سازمان یافتگی و انضباط 6- سخت کوشی و با تمام نیرو کار کردن 7- سماجت در انجام یک کار خوب تا مرز عادت .

نظام آراستگی( S5) در بخش صنعت و خدمات تا حدودی جای خود را باز کرده است اما درآموزش وپرورش و واحد های آموزشی اقدام قابل توجهی صورت نگرفته است.

 

نظام آراستگی در فرهنگ ایران

پذيرش اجتماعي و فرهنگي يك سيستم و هم خواني آن با فرهنگ ميزبان شرط اساسي ماندگاري آن سيستم است . براي اجراي موفق نظام آراستگي بايد بتوان عناصر موجود در آن را با عناصري از فرهنگ ملي و ديني پيوند زد.

نظام آراستگی درغرب پایه گذاری شدودرژاپن تکامل یافت وسپس به اقصی نقاط جهان راه یافت.گسترش و پذیرش نظام آراستگی در کشورهای مختلف ، باداشتن فرهنگ های متفاوت، نشان می دهد که مفاهیم نظام آراستگی با فرهنگ های گوناگون سازگار است.

در فرهنگ دینی و ملی ما ایرانیان آموزه هایی وجود دارد که نظام آراستگی با آن عناصر سازگار است وپذیرش آن راساده می سازد.تعالیم دینی مامشحون ازدستورات ظریف ودقیقی است که برپاکیزگی تاکیددارد وآن رانشانه ایمان به مکتب می داند.سفارش حضرت علی (ع)به نظم پس ازسفارش به تقوااهمیت نظم درزندگی رانشان می دهد.نظم وترتیب و وقت شناسي دراجرای برنامه های عبادی و دستورات دینی از جمله نماز به حدی روشن است که نیاز به توضیح ندارد . رساله های عملیه که بیانگربخشی ازدستورات اسلام است تحت عناوین مطهرات ونجاسات مفاهیمی برجسته تروعالی ترازپاکیزگی در5sرامطرح می کنند . رهنمود هاي پیشوایان دین درمورد لباس ، مسکن ،ظاهر فردی، بهداشت ونظافت، روشنگرتوجه اسلام به آراستگی است.

اصلاح روابط بین فردی واجتماعی وتقویت بنیان های برادری ووحدت درجامعه اسلامی ازطریق زدودن موانع فرهنگی واخلاقی بخش عظیمی ازتعالیم اسلام است و بسيار فراتر از مفاهيم و روش هاي طرح شده در نظام آراستگي است .

درفرهنگ ملی ماایرانیان جشن نوروزازجایگاه واهمیت ویژه ای برخوردار است.خانه تکانی قبل ازعید و توجه به زیبا سازی محیط زندگی وظاهرفردی و پوشیدن لباس نوورفتن به دیدارخویشان ودوستان و رعایت ادب واحترام وخلاصه نوشدن انسان ومحیط زندگی همگام بانوشدن طبیعت ودورشدن ازپلیدی ها وپلشتی های درونی وبیرونی ازهدف های برگزاری آیین نوروزاست.

بانگاهی گذرابه دستورات انسان سازاسلام وفرهنگ ملی خویش درمی یابیم که عناصرمتعددی درآنها وجودداردکه پذیرش نظام آراستگی راآسان می سازد.افزوده براین به مفاهیمی برمی خوریم که می توانیم درتکمیل و ارتقا نظام آراستگی وبومی سازی ازآنهاستفاده کنیم. نظام آراستگي سيستمي است كه انعطاف لازم براي پذيرش عناصر ديگر فرهنگ ها را دارد.

 

شرح کوتاهی پیرامون S5(نظام آراستگي)

Seiri-1(سوا کردن غیرضروری ها از ضروری ها)

هدف سواکردن ، مدیریت اولویت ها و مبارزه باعلل مسائل ومشکلات است.

در این مرحله ، تشخیص اقلام ضروری از غیرضروری و دور کردن غیرضروری ها ازمحیط کار و تعميرات جزيي و برطرف ساختن نواقص صورت مي گيرد. اشیاء غیر ضروری لزوما اشیاء بی فایده وبی مصرفی نیستند اما دليل وضرورتي براي نگه داشتن آنها در محيط وجود ندارد . بنابراین برای هرکدام برحسب فایده ای که دارند،تصمیم گیری می شود . تصميم ممكن است بخشيدن به ديگران ،فروختن ، بازيافت ، دور انداختن يا ذخيره كردن در مكاني دور تر باشد . برای تشخیص اقلام ضروری از غیرضروری باید ملاک هایی درنظرگرفته شودو براساس آنها تفکیک صورت گیرد.

 

نظام آراستگی

 

 

به طور كلي مبارزه باعلل آلودگی،جلوگیری ازنشت ها و تعمیرخرابی ها، ساماندهي انبار ها و حذف گرد وغبار ازفعالیت های اساسی این مرحله اند.اجراي اين مرحله به دليل تأثير زيادي كه بر روي مراحل بعدي دارد مهم ترين مرحله محسوب مي شود.

اصل فقط يكي كه در نظام آراستگي از آن نام برده مي شود با اين مرحله تناسب دارد و به معني كم كردن ابزار ها و لوازم در حد ضرورت است.

2-Seiton(سامان دادن ومرتب چیدن)

پس ازسواکردن ضروری هاازغیرضروری ها ودورکردن غیر ضروری ها ازمحل کار، آنچه باقی می ماندبایددر وضعیتی سامان یافته ومرتب استقراریابد.هدف ازاجرای این مرحله«استقرارمنظم ومرتب ماشین هاواشیا به گونه ای است که اشیاء موردنیازدرزمان موردنظروبه مقدارموردنظردردسترس باشد.»(اوسادا ،1383 )

نتيجه اجراي اين اصل يعني ساماندهي محيط كار وابزارها و لوازم و پوشه ها و... دستيابي سريع به آنها است بنابر اين حذف زمان تلف شده برای جستجوی اشیاءهدف مرحله دوم است.

برای سامان دهی اشیالازم است جای مناسبی براي اشيا در نظر گرفته شود.یکی از راه هاي مرتب کردن وجای دهی مناسب اشیانام گذاری آنهااست.نامی برای هر شیءونامی برای جای نگهداری آنها.

نظم وترتيب دادن به تابلو هاي اعلانات ، پوشه ها ، پلاكادرها، تهيه نام اتاق ها وتهيه تابلو هاي نشان دهنده مسئوليت افراد نظم وترتيب درون كمد ها و ميزها و فايل ها ، مرتب كردن و چيدمان مرتب اتاق ها و انبارها وكارگاه ها ودفترها وكتاب هاي كتابخانه ، ذخيره سازي مناسب اطلاعات درو ن رايانه ها و...ازجمله فعاليت هايي است كه در اجراي اين مرحله صورت مي گيرد.

3-Seiton(سپیدی وپاکیزگی)

پس ازآن که اشیاءغیرضروری ازمحل کار خارج شدند واشیاءضروری درجای خودقرارگرفتند ،نوبت به پاکیزه کردن وپاکیزه نگهداشتن آنها می رسد . مرحوم کاشانی (1382)می نویسد : «این« سین» شاید به دلایل گوناگون یکی از مهم ترین معیارهای نظام باشد.این معیاربه همه چیزوهمه کس وهمه جامربوط می شود...پاکیزگی یعنی پاکیزگی انسان،ماشین وابزار ومواد و محیط کار.»

پاكيزه سازي وظيفه اي عمومي است وهركس در هر سطحي از سازمان كه قرار داشته باشد پاكيزه سازي جزيي از وظايف او محسوب مي شود.براي پاكيزه سازي مسئوليت ها و وظايف افراد بايد روشن شود .

نكته اي كه نبايد از نظر دور بماند اقدام به پاكيزه سازي همه جا است نه فقط جاهايي كه بيشتر در در معرض ديد قرار دارند. حذف آلودگي ها و گرد و غبار از محيط كار بايد به صورت كامل صورت گيرد.

پاكيزه سازي نوعي بازبيني نيز محسوب مي شود . در هنگام پاكيزه سازي اشكال هاي جزيي آشكار مي شود ، گم شده ها پيدا مي شوند ونياز هاي تعميراتي جزيي مشخص مي شوند.

4-Seiketsu(سعی درحفظ وضع مطلوب)

آیایک بارسواکردن ومرتب کردن وپاکیزه ساختن کافی است؟روشن است که برای داشتن محیطی ایده آل وآراسته بایستی پیوسته و بابرنامه ای مشخص اقدام کرد. هدف ازاجرای این مرحله،نگهداری همه چیزدر وضعیتی سامان یافته ، مرتب وپاکیزه حتی در زمینه های شخصی است. تدوین و نوشتاری کردن روش ها و تهیه بروشورها و دفترچه های راهنما ازجمله کارهای ضروري است.

برای داشتن وضعيتي مطلوب استانداردکردن روش ها ضرورت دارد. هر سازماني مي تواند استانداردهايي براي خود تعريف كند. براي اين كار لازم است چند اقدام صورت گيرد.

اولين گام يافتن روش هايي است كه بايد استاندارد شوند.

گام دوم توافق با افراد براي اجرا است .

گام سوم انتشار استانداردها است .

گام چهارم اجراي استانداردها و

گام پنجم بهبود آنها است.

تهييه تقويم و سر رسيد هاي فعاليت ها و تكرار سه مرحله پيشين سبب مي شود كه وضعيت ايجاد شده محفوظ بماند و بازگشت به وضعيت قبل اتفاق نيفتد.

از روش هاي مؤثر در اجراي اين مرحله "به كار گيري مديريت ديداري است . مديريت ديداري يعني كاري كنيم كه ايراد ها و مشكلات به راحتي خود را نشان بدهند وتوسط افراد سازمان و مراجعه كنندگان به راحتي قابل تشخيص باشند و افراد براي بيان ونشان دادن اشكال ها نه تنها مورد بي مهري قرار نگيرند بلكه از آنها به خاطر لطفي كه كرده اند وفرصت هاي بهبود را نشان داده اند قدر داني شود.

5-Shitsuke  (سازمان یافتگی و انضباط کاری)

سازمان یافتگی و انضباط يعني ، تمرین تا جایی که افرادبه طورطبیعی کارشان رادرست انجام دهند.دراین مفهوم انضباط مساوی باتغییرعادت های نادرست وایجادعادت های مطلوب است.«سازمان یافتگی وانضباط چیزی است که شمادرارتش وپادگان های نظامی می توانید نشانه های ظاهری آن رابه خوبی ببینید.گاهی دراهمیت این «سین»آن قدرتاکید می شودکه می گویندنظام آراستگی باادب ونزاکت آغاز می شودوباآن پایان می یابد.(کاشانی،1382)

پرداختن به ظواهر وزيبا سازي فضا و تمرين هاي مختلف مربوط به رعايت نظم ، زمان و آمادگي براي رويا رويي با حوادثي چون آتش سوزي و زلزله ، تدوين دفترچه هاي راهنما از فعاليت هاي مهم اين مرحله است.

مشاركت همگاني اعم از كاركنان و دانش آموزان و اوليا در فعاليت هاي مربط به نظام آراستگي و فرهنگ سازي و ايجاد عادت هاي صحيح در كاركنان ودانش آموزان مهم ترين هدف و ملاك براي موفقيت استقرار نظام آراستگي در مدرسه است. به عبارت ديگر هنگامي مي توانيم ادعا كنيم كه نظام آراستگي در مدرسه استقرار يافته است كه دانش آموزان وكاركنان آگاهانه و به طور مستمر نظام آرستگي را اجرا نمايند .

S5مفاهیم و روش های لازم برای داشتن یک محیط مطلوب را در چارچوب نظامی روشن و به هم پیوسته ارائه می دهد.این اصول ساده و منطقی در اجرا چندان ساده نیستند و برای اجرای آنها همت و تلاشی گسترده لازم است و قبل از همه تعهد مدیرارشد سازمان برای اجرای آن و تلاش و مشارکت همه اعضا.روش اجراي S5در سازمان هاي مختلف متفاوت است و هر سازماني با توجه به شرايط و موقعيت و نوع كار خود مي تواند با حفظ اصول روش هاي خاص خود را طراحي كند.

 

مراحل اجرا

سازمان ملی بهره وری ژاپن برای اجرای S5مراحل زیر راپیشنهادکرده است.

1-آمادگی

2-اعلام رسمی مدیرعامل

3-تمیزکاری گسترده توسط همه کارکنان

4-اجرایs1(سواکردن )

5-اجرای روزانه s3,s2,s1(ابوطالبي،1383 )

موضوع مهمي كه توجه به آن ضروري است نگهداري سيستم S5پس از استقرار آن است . اگر مراقبت هاي لازم صورت نگيرد ممكن است سازمان به سرعت به عادات كهنه خود برگردد.

یکی ازمراحل و فعالیت های اصلی برای برپانگه داشتن و بهبود نظام آراستگی ،ممیزی است.لازم است طبق برنامه ای مشخص ازمحیط هایی که درآنهاS5اجراشده است ممیزی صورت گیرد . منظورازممیزی«فرایندی سیستماتیک،مستقل ومدون برای کسب شواهد ممیزی و ارزیابی مبتنی بر واقعیت آن به منظورتعیین میزان برآورده شدن معیارهای ممیزی است.»( 9000:2005ISO)

برخی از هدف های ممیزی عبارتنداز ،تعیین تطابق یانامنطبق بودن اجزای سیستم باویژگی های مشخص شده،تعیین میزان اثربخشی اجزای اجراشده یک سیستم دربرآوردن هدف ها،فراهم آوردن فرصت های بهبود،برآورده ساختن خواسته های قانونی،دریافت گواهینامه.(ابوطالبی ،1383)

اجرای ممیزی باعث حفظ سيستم می شود و قوت ها و ضعف ها را آشکارمی سازدو زمینه را برای بهبود آن فراهم می آورد.

 

منابع

1-    ابوطالبی، رضا. (1381). S5مبنای پیاده سازیTQM. تهران: مؤلف.

2-    ایزو 2005: 9000 (ترجمه کامران رضایی، بختیار استادی 1386) تهران: اروتوف.

3-    اوسادا، تاکاشی. (1379). پنج اصل برای دستیابی به کیفیت عالی در محیط کار. (ترجمه علی رضا علی نقی، احمد رضا زینت بخش) تهران: انتشارات کوهسار.

4-    خان مختاری، بهرام. (1383). مقدمه ای بر آشنایی، نحوه پیاده سازی و نگهداری اصول پنجگانه آراستگی در محیط کار. تهران، صوفیان.

5-    عربیان، رحیم. (1386). S5این ماشین تغییر و تحول را دریابیم. تهران: نشر قطره.

6-    کاشانی، مجتبی. (1382). نقش دل در مدیریت. تهران:سازمان مدیریت صنعتی.

7-    کورمن، ابراهام ک. (1370). روانشناسی صنعتی و سازمانی (ترجمه حسین شکر کن). تهران: رشد.

• < قبلی
• بعدی >