منطقه طلایی مدیریت

نرم‌افزار برنامه‌ریزی منابع سازمانی

نرم‌افزار برنامه‌ریزی منابع سازمانی

مهدی یاراحمدی خراسانی

ERP

سيستم‌هاي اطلاعاتي در دهه 20ميلادي با سيستم هايي نظير انبار داري شروع شد . در دهه 70و 80 به سيستم هاي ساخته شده بر اساس MRPو در دهه 90 به ERPمنجر شد. ERPنتيجه منطقي بلوغ سيستم هاي اطلاعاتي  نظير MIS, Total systemو …. است.

سيستمي است كه تمامي بخشها ، عمليات و فرآيندهاي يك موسسه را از طريق سيستم‌هاي كامپيوتري يكپارچه (Integrated) به منظور ارتقاء بهره وري و بهينه سازي عمليات به يكديگر مرتبط مي‌كند و فرآيند را به صورت Packageارائه مي كند .بجاي بررسي وضع موجود و سيستم دادن متناسب با آن.

 

ERPچيست؟

 

نرم‌افزار برنامه‌ریزی منابع سازمانی (Enterprise Resource Planning) یا ERPسعی دارد تا عملكرد همه واحدهای شركت را در یك سیستم كامپيوتری يكپارچه نموده و نیازهای مختلف خاص هرواحد را پاسخ گوید.

 

این ادعای بزرگی است! یك برنامه نرم‌افزاری كه بتواند نیازهای افراد مالی و منابع انسانی را برآورده سازد. هریك از واحدها سیستم كامپيوتری منحصربه خود را برای بهینه سازی عملكردهایش دارد. اما ERPآنها را در یك برنامه نرم‌افزاری يكپارچه تركیب می‌كند. این برنامه از طریق یك پايگاه داده‌ها اجرا می‌شود، لذا واحدهای مختلف می‌توانند اطلاعات را ساده‌تر به اشتراك بگذارند و با هم ارتباط برقرار سازند. این شیوه یكپارچه در صورتیكه شركت‌ها نرم‌افزار را به درستی نصب كنند، مزایای متعددی دارد.

 

برای مثال، دریافت سفارش مشتری. در واقع هنگامی كه مشتری سفارش می‌دهد، سفارش به صورت كاغذی یا كامپيوتری در واحدهای مختلف شركت در گردش است. این گردش سبب تاخیر در پاسخ‌گویی به سفارش می‌شود، در ضمن هیچ يك از افراد شركت به درستی نمی‌داند كه وضعیت سفارش در هرنقطه چگونه است.

 

ERPسیستم‌های كامپيوتری مستقل رادر واحدهای مالی، منابع انسانی و انبارداده‌ها در هم می‌شكند و آنها را با برنامه نرم‌افزاری يكپارچه كه به ماجول‌های نرم‌افزاری تقسیم می‌شود، جايگزين می‌سازد. بدین ترتیب واحدهای مالی، ساخت و انبارداده‌ها هنوز هم نرم‌افزار خودشان را دارند، با این تفاوت كه حالا نرم‌افزارها به یكديگر لینك شده‌اند،به گونه‌ای كه واحد مالی می‌تواند با مراجعه به انبارداده‌ها از تحویل سفارش مطلع شود. اكثر نرم‌افزارهای ERPانعطاف پذیرهستند، به گونه‌ای كه شما می‌توانید بعضی از ماجول‌ها را نصب كنید بدون اینكه نیاز باشد تا كل بسته را بخرید. برای مثال، بسیاری از شركت‌ها فقط ماجول مالی یا منابع انسانی ERPرا نصب می‌كنند.

 

طراحی (ERP (Enterprise resource planningدر دهه 80 متولد شد. رشد روزافزون و بی حد تکنولوژی اطلاعات برپایه سخت افزارها و نرم افزارها و همچنین نقش هرچه پررنگتر اطلاعات در زندگی امروزه، نیاز به نوآوری و تغییرات در طراحی و تفکر سیستمی ابزارهای نرم افزاری داشت تا بتواند پاسخگوی این رشد باشد. به همین منظور ERPپا به عرصه وجود گذاشت. هدف های اصلی ERPخلاصه می شد به:

 

- ایجاد جریان اطلاعات به هدف تصمیم گیری مدیران در سطوح مختلف

 

- استفاده کارآمد از قسمت های نرم افزار

 

- کنترل اطلاعاتی+ انبارداری + حسابداری + نیروی انسانی + توزیع + ...

 

- کمک به تحقق برنامه ها در زمانبندی پیش بینی شده

 

- قابلیت شکل پذیری (customization)  به حد اعلاء

 

- متشکل بودن از بخش های یکپارچه (modules)

 

یک سیستم کامل ERPشامل بخش های زیر است:

 

- مدیریت بازرگانی

 

- تولید

- فروش

- بازاریابی

- توزیع

- حسابداری

- مالی

- مدیریت منابع انسانی

 

- مدیریت پروژه

 

- مدیریت انبار

 

- تعمیر و نگهداری

 

- حمل و نقل

 

- تجارت الکترونیک

 

همانگونه که مطرح گشت ایجاد جریان اطلاعات یکی از اهداف اصلی ERPاست. لذا کلیه بخش های یک طراحی ERPبا یکدیگر مرتبط بوده و جریان اطلاعات بین آنها وجود دارد. این جریان اطلاعات مابین بخش ها و سیستم های مختلف باعث نوعی یکپارچگی در کل سیستم می گردد.

 

همچنین امکان جایگزینی بخش یا کلیه سیستم های سابق سازمان، سیستم را به یکپارچه شدن تا یکپارچگی کامل هدایت می کند. بدین ترتیب این مسیر منتهی می شود به یک برنامه با یکInterfaceمشترک برای تمامی یک سازمان.

 

ويژگيهاي ERP

 

n       فراگير (EnterpriseWide)

 

n        يكپارچه (Integrated)

 

n        ارتقاء بهره وري

 

n         محدود به موسسات ويژه اي نيست

 

مزایای ERP

 

n       كاهش هزینه‌های حمل موجودی

 

n       كاهش هزینه‌های سفارش

 

n       كاهش هزینه‌های تولید

 

n       كاهش هزینه‌های نگهداری سوابق

 

n       كاهش هزینه‌های حمل و نقل

 

n       كاهش سرمایه گذاری در تجهیزات

 

n       فرایندهای تولید انعطاف پذیرتر

 

n       بهبود كارآیی كه به سوددهی بيشتر یا افزایش سهم بازار منجر می‌شود

 

n       افزایش شفافیت فرایند برای مشتری

 

n       افزایش رضایت مشتری

 

معایب ERP

 

n       نصب و نگهداری این سیستم‌ها بسیار گران است.

 

n       استفاده از بعضی از این سیستم‌ها دشوار است.

 

n       برای به اشتراك گذاشتن برخی از اطلاعات حساس كه برای یك فرایند ضروری است، با مقاومت فراد مواجه می‌شوید.

 

ضرورت ERP

 

n       ارتقاء بهره وري از طريق كاهش هزينه هاي سربار (نظير خدمات) و هزينه هاي مستقيم  )نظير ميزان موجودي در انبار(

 

n       ايجاد امكان رقابت بهتر در بازار جهاني از طريق كاهش هزينه‌هاي توليد ، ارتقاء كيفيت فرآيند تصميم گيري با ارائه اطلاعات مورد نياز مديريت در زمان مناسب با كيفيت و هزينه مناسب (DSS, EIS)

 

n       فراهم شدن ساختار زير بنايي به منظور ارتباط با جهان و جهاني شدنSCM, KM, CRM, E-Bussiness

 

n       امكان استفاده از روش هاي استاندارد و متداول در جهان Best practices

 

ERPچه چيزی را در كسب كار اصلاح می‌كند؟

 

پنج دلیل عمده استفاده از  ERP  در شركت‌ها عبارتند از:

 

اطلاعات يكپارچه مالی- از آنجاییكه كه مدیر اجرایی ارشد شركت سعی دارد از كارآیی مطلع شود، شاید با گفته‌های متفاوتی مواجه شود. واحد مالی مجموعه اعداد مربوط به خود را دارد و سایر واحدها نیز به همین ترتیب. ERPنسخه واحدی از واقعیت است و سئوال برانگيز نخواهد بود. زیرا هر فردی از یك سیستم مشابه استفاده می‌كند.

 

يكپارچگی اطلاعات سفارش مشتری - سیستم‌های ERPمی‌توانند در جایی استقرار یابند كه سفارش مشتری دریافت، سفارش وی تحویل و صورتحساب صادر شود.اگراین اطلاعات دریك سیستم نرم افزاری نگهداری شود، شركت می تواند به سادگی سفارشات، ساخت، موجودی و عرضه را همزمان ردیابی كند.

 

استانداردسازی و سرعت دهی به فرایندهای ساخت - شركت های سازنده به ويژه آنهایی كه از ادغام چند شركت به وجودآمده‌اند، چندین واحد كسب و كار دارند كه ممكن است از روش‌ها و سیستم‌های كامپيوتری متفاوتی استفاده كنند. سیستم‌های ERPبا بهره گيری از روش‌های استاندارد، برای اتوماتیک سازی بعضی از گام‌های فرایند ساخت به كار می‌روند.استانداردسازی این فرایندها و استفاده از یك سیستم كامپيوتری يكپارچه می‌تواند سبب صرفه جویی در زمان شود و بهره‌وری را افزایش دهد.

 

كاهش موجودی- ERPبه جریان روان‌ترفرایند ساخت كمك می‌كند و رویت پذیری فرایند سفارش را در شركت بهبود می‌بخشد.

 

استانداردسازی اطلاعات منابع انسانی - منابع انسانی، به ويژه درشركت‌هایی كه چندین واحد كسب و كار دارند، ممكن است یك روش ساده و يكپارچه برای ردیابی زمان كارمندان و برقراری ارتباط با ایشان در زمینه خدمات نداشته باشد. ERPمی‌تواند در این مورد كمك كند.

 

چه زماني ERP  مي تواند راه حل مناسبي براي يك موسسه باشد ؟

 

n       اطلاعات مورد نياز براي تصميم گيري در زمان مناسب به شيوه مناسب که با هزينه و كيفيت و دقت مناسب در اختيار مديران قرار  نمي گيرد .

 

n       ارتباط پايدار ، بهره ور و مناسبي بين واحد‌هاي مختلف سازمان و سيستم‌هاي اطلاعاتي آنها وجود ندارد .

 

n       هزينه راهبردي سيستم هاي اطلاعاتي بالاست و ارتباط بين آنها اغلب بصورت دستي و با هزينه‌هاي بالا حاصل مي‌شود .

 

n       ميزان نيروي انساني در بخشهاي خدماتي (نظير مالي ، خريد ، فروش ، ITو….. ) بالاتر از حد استاندارد جهاني است .

 

n       ساختارها و هزينه هاي پيش نياز در موسسه وجود داشته باشد. Readiness Assessment

 

n        مديريت سطح بالاي موسسه به ضرورت و اهميت چنين سيستمي در موسسه واقف شده و آمادگي پشتيباني همه جانبه آن را داشته باشد.

 

چگونه سيستمي استاندارد مي تواند نيازهاي موسسات گوناگون را برآورده سازد؟

 

n       جهاني شدن تجارت به استاندارد شدن فرآيندهاي اصلي در كسب  و كار كمك شاياني نموده است.

 

n       به كار گيري سيستم هاي EDIدر دهه هاي اخير به استاندارد سازي محتويات اسناد اصلي منجر گشته است .

 

n       سازندگان سيستم هاي ERP  سرمايه گذاري هاي عمده اي در بهبود روش ها و فرآيندهاي استاندارد در كسب و كار نموده اند ، چنين امري از عهده كمپانيهاي مستقل و كاربران اين سيستم ها خارج است.

 

منابع مورد نياز براي ERP

 

n       سخت افزار

 

n       نرم افزار

 

n       منابع انساني  )مهم ترين عامل(

 

توجه :   آموزش اهميت زيادي در راه اندازي ERP  دارد. همچنين كاربري كه آموزش مي بيند.

 

ERP , BPR (Bussiness Process Review)

 

n       با استقرار ERPخواه ناخواه BPR  هم اتفاق مي افتد

 

n       چون تغيير در فرآيند‌ها همزمان با استقرار ERPاتفاق مي‌افتد ، كاربران مي توانند آن را بپذيرند .

 

n       اجراي همزمان ، كاربردي ترين روش

 

نتيجه : )اين دو ناقض هم نيست و مي‌تواندكنار هم باشند(

 

چرخه حيات استقرار و راه اندازي ERP

 

n       )ارزيابي آمادگي Readiness Assessment   (مطالعه پردازش‌هاي سازمان كه ببيند سيستم در سازمان وجود دارد يا نه مثلا MRP  دارد يا نه ، كدينگ مالي دارد و ………..

 

n       آماده سازي موسسه براي اجراي ERP

 

n       مدل سازي و مستند سازي وضعيت موجود در مقابل وضعيت مطلوب و تجزيه و تحليل فاصله (Gap Analysis  )

 

n       برنامه ريزي تفصيلي استقرار و راه اندازي سيستم – انتخاب رويكرد (Big Bang or Modular)

 

n       استقرار سيستم ، انتقال داده ها و راه اندازي (Go live)

 

n       ارزيابي نتايج پروژه ، مستند سازي ، آموزش و برنامه ريزي براي آينده

 

توجه : در صورت مغايرت وضع موجود با سيستم ERP  بهتر است سيستم هاي موسسات با ERP  هماهنگ شود.

 

 

 

علتهاي اصلي شكست در اجرا و استقرار ERP  بر اساس تجربه

 

n       عدم بكارگيري منابع انساني با تجربه و عدم استفاده از تجارب ديگران و عدم استفاده از تكنولوژي مناسب

 

n       ساده انگاري و تخمين غير واقعي و اغلب كمتر از ابعاد واقعي مساله

 

n       اختراع دوباره چرخ

 

n       تكيه بر تئوريهاي غير عملي

 

n       يكپارچه سازي با سيستم‌هاي موجود ( مجبور باشيم بعضي سيستم‌هاي قديمي را حفظ كنيم)

 

 

 

استفاده از تجارب ديگران

 

n       بهره برداري از تاخير زماني در انتقال تكنولوژي

 

n       عدم كارايي سيستم‌هاي بزرگ شكل گرفته در طول زمان

 

n       هزينه‌هاي بسيار بالا در راه اندازي

 

n       هزينه‌هاي بسيار بالا در نگهداري وراهبري سيستم

 

n       هزينه نيروي انساني

 

n       بسياري ازموسسات به سوي سيستم هاي نسل جديد ERP  روي مي آورند

 

 

 

اجزاء ERP  و جزئيات آن در مجموعه سيستم هاي يكپارچه يك موسسه

 

n        MIS

EIS

REPORTS

Executive Management

 

n       E-Business

MIS

Suppliers

 

n       Financial

Manufacturing

Human Resource

 

هزینه واقعی ERPچقدر است؟

 

اخیرا متا گروپ درباره هزینه كل مالكیت ERPشامل سخت‌افزار، نرم‌افزار، خدمات حرفه‌ای و كارشناسان داخلی مطالعاتی را انجام داده است. ازبین 63 شركتی كه مورد بررسی قرار گرفته‌اند، ازجمله شركت‌های كوچك -متوسط و بزرگ صنعتی، مبلغ موردنظر به طور متوسط 15 میلیون دلار بوده است. و متا گروپ به این نتیجه رسید كه پياده سازی ERPگران است و چندان به نوع شركتی كه از آن استفاده می‌كند، بستگی ندارد.

 

 

 

هزینه‌های پنهان ERPكدامند؟

 

1. آموزش: هزینه‌های آموزش بالاست. زیرا كاركنان مجبورند مجموعه فرایندهای جدیدی را فرا بگيرند. بدتر اینكه، شركت‌های خارجی آموزشی نیز نمی‌تواننددراین مورد به شما كمك كنند. آنها به افراد نحوه بكارگيری نرم‌افزار را می‌آموزند نه روش‌های خاص استفاده از آن در كسب و كار شركت. شرایطی را مهیا نمایید و تحت آن شرایط فرایندهای مختلف كسب و كار را كه از سیستم ERPتاثیر می‌پذيریرند، شناسایی كنید.

 

به خاطر داشته باشید كه مسوولین واحد مالی از همان نرم‌افزاری استفاده می‌كنند كه مسوولین واحد فروش استفاده كرده‌اند، هر دوی آنها اطلاعاتی را وارد می‌كنند كه بر هر دو سیستم تاثیر گذارند. لذا باید از متخصصین تكنولوژی اطلاعات بخواهید كه چنين دوره‌های آموزشی را برگزارنمایند.

 

2. آزمایش و يكپارچه سازی: آزمایش ارتباط بین بسته‌های ERPو سایر بخش‌ها، هرینه ديگری را به دنبال خواهد داشت. یك شركت سازنده شاید برنامه‌های كاربردی از تجارت الكترونیك و زنجیره تامین گرفته تا محاسبه مالیات برفروش و باركدينگ را دارا باشد. همه يكپارچه سازی‌ها با ERPدر ارتباطند. بهتر است این برنامه‌ها را از یك فروشنده ERPبخرید. آزمایش يكپارچگی ERP  به همراه آموزش باید صورت گيرد.

 

3. سفارشی سازی: برنامه‌های افزودنی تنها سرآغاز هزینه‌های يكپارچه سازی ERP  محسوب می‌شوند. هزینه ديگری كه بهتر است تا حد امكان از آن اجتناب شود، سفارشی سازی هسته اصلی نرم‌افزار ERPاست. این وضعیت زمانی رخ می‌دهد كه نرم‌افزار ERPنتواند یكی از فرایندهای كسب و كار را مدیریت كند و شما تصمیم می‌گيرید با سفارشی سازی نرم‌افزار مشكل را حل كنید. سفارشی سازی می‌تواد بر هر ماجول سیستم ERPتاثیر گذارد، زیرا آنها كاملا با هم در ارتباطند. ارتقاء بسته ERPنیز معضل بزرگی است. زیرا مجبورید دوباره برای نسخه جدید، سفارشی سازی را انجام دهید. و از سوی ديگر، فروشنده از شما پشتيبانی نخواهد كرد و باید كارشناسان جدیدی را برای انجام سفارشی سازی و پشتيبانی استخدام نمایید.

 

4. تبدیل داده‌ها: تبدیل اطلاعات نظیر سوابق مشتری، عرضه كننده، طراحی محصول از سیستم قدیم به سیستم جدید ERPهزینه براست.

 

5. تجزیه و تحلیل داده‌ها: اغلب، داده‌های سیستم ERPبه منظور انجام تجزیه و تحلیل، باید با داده‌های سیستم‌های خارجی تلفیق شوند. كاربرانی كه تجزیه و تحلیل‌های حجیم انجام می‌دهند، باید هزینه انبارداده‌ها را نیز در نظر بگيرند. زیرا ERPشناسایی تغییرات روزانه داده‌ها را به خوبی انجام نمی‌دهد و برای این منظور باید یك برنامه سفارشی نوشته شود.

 

6. مشاوره: هنگامی كه كاربران نمی‌توانند دراین زمینه برنامه‌ریزی كنند باید از مشاور كمك بگيرند، لذا هزینه مشاور نیز به هزینه‌های فوق افزوده می‌شود.

 

7. جايگزینی بهترین‌ها: موفقیت ERPبه استخدام افراد ماهر بستگی دارد. این نرم‌افزار بسیار پيچيده است و نمی‌توان آن را به هر كسی سپرد. بدتر اینكه، شركت باید برای جايگزینی افراد پس از اتمام پروژه نیز آماده باشد.

8. هيچگاه كار تیم‌های پياده  سازی اتمام نمی‌پذیرد: اكثر شركت‌ها با پروژه ERPهمانند سایر پروژه‌ها رفتار می‌كنند. به محض اینكه نرم‌افزار نصب شد، تیم به كار اصلی خود مشغول می‌شود. اما باید توجه نمایید كه تیم پياده سازی ارزشمنداست. زیرا اطلاعاتشان درباره فرایندهایی نظیر فروش، ساخت، منابع انسانی و... بیشتر از مسئولین این فرایندهاست. لذا آنان نباید به كار اصلی خود مشغول شوند، زیرا پس از نصب ERPكارهای زیادی را باید انجام دهند. نوشتن گزارشات حاصل از اطلاعات سیستم جدید ERPحداقل برای یكسال آنان را مشغول نگاه می‌دارد

منبع : مدیر یار

• < قبلی
• بعدی >