منطقه طلایی مدیریت

آفتي به نام ”جلسه“ در مزرعه مديريت زمان

آفتي به نام ”جلسه“ در مزرعه مديريت زمان

هدف از نگارش اين مقاله مروري دوباره بر مبحث مديريت زمان و آموزه‎هايي است كه مي‎توانند ما را در مديريت بهتر زمان ياري نمايند. از اين كه زماني را صرف نگارش اين مجموعه كردم، خوشحالم زيرا وقت اندكي از فرصت خود را صرف كاري كرده‎ام كه ممكن است سبب صرفه جويي در وقت برخي از افراد شود كه براي عمر خويش ارزش زيادي قائلند.

افراد بسيار ارزنده و گرانقدري را در ميان دوستان و همكاران خود مي‎شناسم كه متاسفانه در اغلب موارد ناخواسته به گذشت زمان ارزشمندي كه در اختيار آنان است و مي‎توانند آن را صرف كارهاي مفيد كنند، توجهي ندارند. اگر چه اغلب اين افراد اشخاصي دانشمند، اديب و اهل علم و فرهنگ هستند، اما متاسفانه به ديگران اجازه مي‎دهند به آساني فرصت آنان را هدر دهند.

آنها گاهي اوقات همكاران، دوستان يا ميهماناني را به حضور خود مي‎پذيرند كه هيچ كاري جز به هم بافتن سخنان بي سر و ته كار ديگري بلد نيستند و با شرح رويدادها و وقايع بي ارزش و بي اهميت، تنها وقت خود و ديگران را تلف مي‎كنند. اين دوستان به علت برخي از ملاحظات شخصي كه مهمترين آنها اجتناب از رنجيده خاطر ساختن ديگران است، از پايان دادن به گفتگوي خود با اين گونه افراد اجتناب مي‎كنند. طبيعي است كه تداوم چنين روندي در دراز مدت مي‎تواند سرمايه زماني بسيار زيادي را از آنان تلف نمايد. 

آفتي كه اين روزها به شكل يك سرطان حاد و پيشرفته و با عنوان ”جلسه“ در شركت‎ها، سازمانها و ادارات خودنمايي مي‎كند، مصداق بارز اتلاف وقت در سطوح سازماني است. به جرأت مي‎توان گفت تاكنون هيچ‎كاري با اين جلسات يا به عبارت صحيح‎تر نشست‎ها انجام نشده است و تنها چاي، ميوه، شيريني و البته وقت گرانبهاي كارشناسان سازمان‎ها به هدر رفته است. هيچ عقل سليمي مخالف ايجاد هماهنگي براي انجام بهتر امور در يك سازمان نيست، اما تشكيل جلسه‎هاي پي در پي به هر بهانه و عذري تنها يك آفت يا يك بيماري است.

متاسفانه كم نيستند اشخاصي كه از اين نشست‎ها استقبال مي‎كنند چون تنها كاري كه مي‎توانند در سازمان‎هاي خود انجام دهند، نشستن در اين گردهمايي‎هاي بي ثمر (و شايد هم پر ثمر از نظر ميوه و شيريني است). اين گونه افراد كه خود از مهمترين عوامل اتلاف زمان كارشناسان و خبرگان در عرصه‎هاي دانشي هستند، در واقع با شركت در اين جلسات و به دست گرفتن نمادين قلم و كاغذ و گاهي نيز مطرح ساختن پرسش‎هاي بي ربط و بي مورد، مي‎خواهند اين گونه وانمود كنند كه در حال كار انجام كار بسيار حساس و مهمي هستند و اگر آنان در اين جلسه حاضر نبودند، آينده سازمان به خطر مي افتاد!

افسوس كه در كشور ما سامانه‎اي وجود ندارد كه به وسيله آن بتوان مدت زماني را كه تا كنون بر اثر برگزاري جلسات بيهوده از وقت كارمندان و مراجعان ادارات تلف شده است، سنجيد. اگر چنين چيزي وجود داشت، پي به عمق فاجعه مي‎برديم. غير ممكن است كه فردي كاري در اداره‎اي يا سازماني داشته باشد و تا كنون با چهره كريه طاعون ”جلسه“ رو به رو نشده باشد. بياييد اين بيماري را كه به كشور و منابع ملي ما هر روز ميليون‎ها ريال آسيب وارد مي‎كند، درمان كنيم. بياييد جمله كليشه‎اي و مصيبت بار “لطفاً بدون هماهنگي وارد نشويد!“ را از روي درهاي اتاقهاي مديران شايسته و فهيم پاك كنيم.

يكي از مهمترين دغدغه‎ها و نگراني‎هاي انسان‎هاي معاصر مديريت وقت و فرصتي است كه در اختيار آنها قرار دارد. از آنجايي كه عادت كرده ايم به تمامي چيزهايي كه پيرامون ما قرار دارند به عنوان پديده‎هايي طبيعي نگاه كنيم و كاركرد آنها را در تعامل با وضعيت معيشتي يا كاري خودمان در نظر بگيريم، ناخواسته در عنصر زمان غوطه ور شده‎ايم؛ بدون آن كه به عنوان يك ناظر به آن نگاه كنيم و متوجه گذشتن شبانه روزي آن باشيم. از اين رو، ساعتها در طول شبانه روز را صرف مي‎كنيم بدون آنكه توجهي به گذشت اين زمان داشته باشيم و باز ناخواسته يكي از گران قيمت ترين سرمايه‎هاي خود يعني عمر گرانبها را به بهايي ناچيز از دست مي دهيم.

معمولاً بحث مديريت زمان با مباحثي مانند: خود ـ ارزيابی، تسلط بر مکاتبات اداری، برنامه ريزی، مديريت جلسات، مديريت پروژه ها، مهار کردن تماس های تلفنی، و نکات ديگری آغاز مي‎شود. اما به نظر من مقدم بر همه اينها انگيزه و خواست شخصي براي كنترل زمان است.

منظور از خود ارزيابي در وهله نخست تحليل نحوه کنونی صرف زمان است. اگر قدري به كارهاي روزمره خود توجه كنيم، در مي يابيم بسياري از كارهايي كه به انجام دادن آنها عادت كرده‎ايم چندان ضرورتي ندارند و اگر نگوييم كه بايد از انجتم آنها خودداري كرد، حداقل مي‎توانيم بگوييم بهتر است انجام آنها را به وقت ديگري موكول كنيم. شناخت عوامل اتلاف زمان براي ما مهم است. با نگاهي مجدد به ضرورتهاي كاري متوجه مي شويم بعضي از كارها نه تنها شايستگي اطلاق واژه ”كار“ را ندارد، بلكه عوامل و عناصر ضد كار محسوب مي‎شوند و در حقيقت تلف كننده فرصت‎هاي ما هستند. بنابراين بايد با تغيير عادات و روشهای پيشين اين عوامل را به تدريج از ميان برد.

مهمترين كار در اين مقطع تحليل نحوه کنونی صرف زمان است. براي آن كه تحليل درست و واقع بينانه‎اي از چگونگي صرف زمان خود داشته باشيم، بايد پرسشنامه‎اي را تنظيم كنيم. اين پرسشنامه كه گاهي به صورت يك چك ليست نيز مي‎تواند طراحي شود، نگاهي تعيين كننده در اختيار ما خواهد گذاشت. تکميل پرسشنامه ی خود ـ ارزيابی مي تواند به همراه ايجاد جدول زمان بندی کارها همراه باشد تا بدين طريق حتا در ارزيابي خودمان نيز تا حدي صرفه جويي زماني كرده باشيم.

پس از تکميل پرسش نامه  و جدول زمان بندی  کارها خواهيم دانست که: اولاً چه درصدی از کارهاي ما از پيش برنامه ريزی شده است؟ ثانياً آيا روز کاري ما ساختاردرستی دارد يا خير؟ و در نهايت آيا کارهای برنامه ريزی شده بيش از حد انتظار به طول مي‎انجامند؟ ممكن است در حين پاسخگويي به اين پرسش‎ها پرسشهاي ديگري نيز در ذهن ما مطرح شود كه از جمله آنها مي‎توان به اين موارد اشاره نمود:

 

n        چرا زمانی طولانی صرف کارهای بی حاصل شد؟

n        چند مورد وقفه در کارهاي ما ايجاد شده است؟

n        آيا بهره وری واقعي داشته‎ايم؟

n        چه زمانی از روز بيشترين بهره وری را داشته‎ايم؟

n        چگونه می توانيم کنترل بيشتری بر وقت خود داشته باشيم؟

n        برای چند درصد از وقت خود می توانستيم برنامه ريزی درستی به عمل آوريم؟

n        ميزان کارآيی ما را بر اساس امتياز های 1 تا 10 چگونه برآورد می شود؟

 

اگر تنها يكي از اين پرسش‎ها را براي ترتيب دهندگان جلسات مكرر در ادارات مطرح كنيم، كافي است كه به اشتباه جبران ناپذير خود پي ببرند.

در مرحله بعد بايد عوامل اتلاف زمان را بشناسيم. در يك دسته بندي عمومي مي‎توان اين عوامل را بدين ترتيب طبقه‎بندي كرد:

 

n        گم کردن چيز های مورد نياز

n        جلسات

n        تماس های تلفنی

n        وقفه ها

n        تعلل ها

n        کاغذ بازی های بی حاصل

n        مشکلات کاری

n        واگذاری کار به صورت معکوس

n        خود بزرگ بيني

n        آشفتگی و عدم تمرکز

 

حال كه با برخي از عوامل اتلاف وقت آشنا شديم، بايد تلاش كنيم برخي از عادت‎ها را تغيير دهيم. برای ايجاد تغيير بايد فرآيند چهار مرحله ای زير را در مورد هر  يک از عوامل اتلاف زمان به کار ببريم تا بتوانيم به تدريج آنها را از ميان برداريم:

 

n        ياد داشت کردن عامل اتلاف زمان

n        تهيه فهرست مشکلات حاصل از عادت های اتلاف وقت

n        تجسم ذهنی عادت صرفه جويی در زمان

n        پرورش عادت صرفه جويی در زمان

 

براي كساني كه در شركت‎ها يا سازمان‎ها به كار اشتغال دارند، اين كار قدري گسترده‎تر است و ابعاد ديگري را نيز در بر مي‎گيرد، از جمله: تسلط بر مکاتبات اداری، مبارزه برای کاهش مکاتبات، رسيدگی مؤثر به نامه‎های کاری، بايگانی مؤثر و صحيح مكاتبات.

 

 

اگر بخواهيم به شيوه‎اي اصولي مكاتبات را كاهش دهيم، بايد اين اصول را حتماً به ياد داشته باشيم:

 

n        حذف برخی اسامی از فهرست نامه های صادره به خارج ازشرکت

n        حذف برخی اسامی از فهرست توزيع نامه ها در داخل شرکت

n        درخواست از همکاران که فقط موارد خاص را گزارش کنند

n         درخواست از همکاران مبنی بر مختصر و فشرده کردن گزارش کار

n       تغيير مسير نامه ها در صورت لزوم

n        صحبت کردن را جانشين نوشتن کردن

n        کاستن از حجم کاغذهای ارسالی

n        بازگرداندن کاغذ های کاری غير ضروری به فرستنده آن ها

 

باشد كه با به كارگيري اين توصيه ها يا حداقل پياده‎سازي برخي از آنها بتوانيم آفت ”جلسه“ را از مزرعه مديريت زمان ريشه كن كنيم. با پديد آمدن انضباط فردي در هر انسان عاقل و تنظيم دقيق اوقات و امور كاري ديگر نيازي به برگزاري جلسات مكرر نخواهد بود. اميدوارم در آينده بتوانم باز هم در مورد بيماري يا طاعون ”جلسه” بيشتر بنويسم.

 

*http://ictarticle.blogfa.com/post-128.aspx

• < قبلی
• بعدی >